Karşılaştırılabilir teklif için ürün adı, varyant, teknik belge ve teslim kapsamını aynı tabloda toplayın. Siparişten teslimata izlenebilir kayıt kurun.
Toptan elektrik malzemesi alımında karşılaştırılabilir teklif, aynı ürünlerin aynı kapsamla fiyatlanmasıyla başlar. Yalnız “buat, sigorta kutusu, armatür” yazan bir liste, tedarikçiye çok sayıda yorum alanı bırakır. Tam model adı, varyant, adet ve istenen belgeler aynı satırda yer aldığında gelen tekliflerin farkı daha kolay anlaşılır.
Bu çalışma, elektriksel tasarımın yerine geçmez. Satın alma listesi, uygulamadan sorumlu kişinin belirlediği ihtiyaçları açık ürün tanımlarına dönüştürür. Amaç hem yanlış eşleştirmeyi azaltmak hem de sipariş verildiğinde hangi bilginin kim tarafından teyit edildiğini kaydetmektir.
Her kalemi tek başına tanımlanabilir hale getirin
Ürün adıyla birlikte montaj biçimi ve malzeme gibi ayırt edici bilgileri yazın. Örneğin Buat 110x110 talebinde adın iç ölçü veya derinlik teyidi yerine geçmediğini not edin. Sıvaaltı Sigorta Kutusu 12'lı kaleminde ise sıva altı ifadesinin kaybolmaması gerekir.
Oval Kafesli Armatür Camlı siparişini yalnız “oval kafesli” diye kısaltmayın. Camlı ve diğer malzeme seçenekleri bu kısaltmada birbirine karışabilir. Eski kodlarda uyuşmazlık varsa kodu tek kimlik olarak kullanmak yerine tam ad, malzeme ve güncel belgeyi birlikte isteyin.
Teknik ihtiyaçla teslim kapsamını ayrı yazın
İstenen ürünün uygunluğu ile kutudan çıkan parçalar farklı sorulardır. Armatürde lamba, muhafazada iç cihazlar veya menfezde ek bileşenler teklifin içine otomatik olarak dahil edilmiş sayılmamalıdır. Kare Çift Duylu Aydınlatma için iki duy bilgisi, iki lambanın teslim edileceğini tek başına göstermez.
Üretici kataloglarının kapsamı ayrıca belirtmesi bu ayrımın neden önemli olduğunu gösterir. Legrand Practibox S kataloğunda ürün seçenekleri ve birlikte verilen parçalar ayrı ele alınır. Bu kaynağın kapsam listesi Balkaya ürünlerine aktarılmamalı; her teklifin kendi modeline ait liste istenmelidir.
| Sütun | Kaydedilecek bilgi |
|---|---|
| Ürün | Tam model adı, varyant ve doğrulanmış kod |
| Miktar | İstenen ürün adedi ve teklifin miktar birimi |
| Teknik dayanak | İlgili modele ait belge ve teyit bekleyen alanlar |
| Kapsam | Dahil ve ayrı verilen parçalar |
| Ticari koşullar | Teklif tarihi, geçerlilik, vergiler ve sevkiyat bilgisi |
| Teslim | Yazılı teyit edilen süre, yer ve parti düzeni |
Adet, kutu ve koliyi aynı birim gibi kullanmayın
Talep edilen toplam ürün adedi ile ambalaj içindeki adet farklı alanlardır. “10 koli” demek için ilgili modele ait güncel koli içeriği bilinmelidir. Eski katalogdaki ambalaj bilgisi değişmiş olabilir; teklifte güncel içeriği ayrıca teyit ettirin. Farklı ürünlerin koli adetlerini birbirine taşımayın.
Kısmi ambalaj siparişi, bölünmüş sevkiyat veya farklı teslim noktaları söz konusuysa bunları fiyat onayından önce yazın. Bunların mümkün olduğunu varsaymak yerine tedarikçiden koşullarını belirtmesini isteyin. Fiyat ve stok da teklif tarihindeki yazılı bilgiyle değerlendirilmelidir; katalogdaki bir ürünün listelenmesi güncel stok sözü değildir.
Alternatif ürünü ayrı bir teklif satırı yapın
Tedarikçi farklı bir model öneriyorsa istenen ürünle arasındaki değişiklikler görünür olmalıdır. Ölçü, montaj biçimi, malzeme veya teslim kapsamı değişiyorsa bunun onayı ayrıca alınmalıdır. Bir özelliğin daha yüksek görünmesi, diğer gereksinimlerin de karşılandığı anlamına gelmez.
Bağlantı kutularında erişim ve bağlantı düzeni gibi koşullar da kararın parçasıdır. Hager’ın seçim çizelgesi bu koşulları ayrı sorularla ele alır. Dolayısıyla alternatif buatı yalnız benzer boyutta olduğu için kabul etmek yerine uygulamacının değerlendirmesine sunun.
Yazışmaları ürün satırına bağlamak neden işe yarar?
Teklif sırasında ölçü bilgisi bir e-postada, teslim süresi başka bir mesajda ve alternatif model önerisi ayrı bir dosyada kalabilir. Her ürün satırına bu belgelerin referansını eklemek, son onayda hangi yanıtın esas alındığını gösterir. Sözlü konuşmada netleşen bir değişikliği de yazılı özetle teyit ettirin; yalnız görüşme hatırasına dayanarak sipariş kalemini değiştirmeyin.
Listede birden fazla teslim noktası veya farklı uygulama sorumluları varsa onaylanan modelin hangi yere ait olduğunu da belirtin. Bir nokta için kabul edilen alternatifin bütün siparişe yayıldığı varsayılmamalıdır. Sevkiyat kısmi yapılacaksa her teslimin aynı ürün kimliğiyle izlenebilmesi gerekir. Ticari bir uyuşmazlık oluştuğunu varsaymadan da bu kayıt düzeni yararlıdır: Mal kabul ekibi neyi beklediğini bilir, sonraki satın alma ekibi de geçen siparişte hangi ürünün gerçekten teslim edildiğini anlayabilir. Kayıtlar güncellendiğinde değişiklik tarihi ve kapsamı görünür tutulmalıdır.
Teslim kontrolünü onaylanan kayıt üzerinden yapın
Mal kabul sırasında tam model adını, adedi, ambalaj birimini, görünür hasarı ve eksik parçaları kayıt altına alın. Örneğin Menfez Takımı satırında onaylanan kapsamla teslim edilen kapsam eşleştirilmelidir. Sorun varsa ürünü belirsiz bir stok adıyla kayda geçirmek yerine teklif satırına bağlayın.
Teklif, onay, teknik belge ve teslim kaydının aynı ürün satırı etrafında tutulması sonraki siparişleri de kolaylaştırır. Yeni partide model veya belge değişirse önceki onayın geçerli olup olmadığını yeniden kontrol edin. Toptan alımda düzenli kayıt, tek seferlik fiyat karşılaştırmasının ötesinde doğru ürünün tekrar sipariş edilebilmesini sağlar.